O procurement é uma etapa da gestão logística que corresponde às operações relacionadas com a aquisição de bens necessários para garantir o bom funcionamento da atividade de uma organização.

Além de contemplar o processo de gestão de compras, o procurement lida com todo o ciclo logístico que abrange o relacionamento entre uma empresa e os seus fornecedores. Em última análise, implementar uma estratégia de procurement otimizada ajuda um negócio a tornar-se mais competitivo. Descubra então como.

Procurement na logística: como funciona?

De uma forma resumida, o procurement pode ser definido como o ciclo de operações que começa com o pedido de cotação de um determinado produto ou de uma determinada matéria-prima junto de um fornecedor. Estende-se, depois, até ao momento em que essa mercadoria é recebida no armazém, num centro logístico ou mesmo numa fábrica.

À primeira vista, poderá parecer um processo simples. Mas, na verdade, trata-se de uma etapa logística crítica que envolve um forte planeamento das operações, um controlo rigoroso das compras e uma coordenação estreita com os fornecedores. Aliás, uma falha nesta etapa do ciclo logístico impacta o funcionamento da supply chain.

Recorde-se que o objetivo do procurement é garantir que os produtos ou as matérias-primas estão sempre disponíveis na quantidade certa, com o preço mais adequado e sem ruturas. Afinal, uma rutura pode causar disrupções na produção ou impedir a empresa de satisfazer os pedidos dos clientes.

Da mesma forma, importa salientar que a etapa de procurement não se cinge apenas aos verbos “comprar, receber e pagar”. Tipicamente, esta fase de aprovisionamento tem em conta uma grande variedade de tarefas, com destaque para as seguintes:

• pedido de cotação;
• negociação e seleção de fornecedores;
• gestão de contratos com fornecedores;
• aquisição de mercadorias ou matérias-primas;
• transporte, receção e armazenamento das mercadorias;
• avaliação do desempenho dos fornecedores.

Como um processo de procurement eficaz ajuda a otimizar a gestão logística

De acordo com a Gartner, a adoção de boas práticas de procurement permite às organizações reduzirem custos, maximizarem o seu valor e manterem-se competitivas. Eis outros benefícios deste processo na gestão logística de uma empresa.

Menor probabilidade de ruturas de stock

Os constrangimentos enfrentados pelas cadeias de abastecimento durante a pandemia e a expansão do comércio eletrônico certamente colocaram debaixo dos holofotes a importância de as organizações terem processos de gestão de compras rigorosos e planificados. Afinal, com esse rigor, consegue baixar-se os riscos associados a erros de gestão de stocks e inventários.

Recorde-se que uma falha no procurement pode levar à paralisação da linha de produção de uma indústria ou a ruturas de stocks nas empresas. Quando isso acontece, ficam então comprometidos os níveis de satisfação e de fidelização dos seus clientes.

Diminuição do risco de stocks em excesso

O problema oposto, ou seja, o de stocks em excesso em armazém – que muitas vezes se tornam obsoletos – pode também ser evitado com uma gestão controlada do processo de compras. Especificamente, o procurement ajuda a que os aprovisionamentos sejam feitos com base em análises preditivas.

Melhores relações com os fornecedores

Uma boa gestão dos processos de procurement implica o controlo rigoroso das etapas de seleção e avaliação de fornecedores com os quais a empresa trabalha. Com isto, é possível garantir que os seus fornecedores estão alinhados com as necessidades e os requisitos do seu negócio e evitam-se alguns problemas típicos na gestão desta relação (por exemplo, a entrega de produtos que não estão em conformidade com os requisitos pedidos ou atrasos nos prazos de entrega).

Na verdade, este é um ponto sensível para as equipes encarregadas dos processos de procurement. De acordo com um levantamento feito pela Gartner, 40% dos líderes de procurement afirmaram que o seu maior desafio é identificar fornecedores qualificados.

Melhor serviço oferecido aos clientes

Quando os processos de procurement são ineficientes, há uma subida significativa dos custos operacionais da organização. Nesse sentido, em última instância, a adoção de boas práticas de compras e aprovisionamento permite às empresas reduzir custos e oferecer um melhor serviço e preços mais competitivos aos seus clientes.

Como implementar e gerir processos de procurement eficientes

Para assegurar a otimização das operações de procurement, é fulcral ponderar e avaliar alguns aspetos, tais como:

Identificar as necessidades da empresa

Pois bem, o primeiro passo é apurar quais os bens que a organização precisa, em que quantidades e quais os requisitos que esses produtos têm de possuir.

Fazer uma pesquisa de mercado

Identificadas as necessidades, é então o momento de a empresa proceder a uma análise de mercado e fazer um pedido de cotação junto de diversos fornecedores. Segue-se uma fase de avaliação e seleção da melhor proposta. É fundamental escolher um fornecedor que garanta, além de um preço competitivo, a qualidade dos produtos e do serviço prestado, bem como o cumprimento dos prazos de entrega acordados.

Manter o registo das operações

As boas práticas de procurement exigem que todas as transações de compra sejam registadas. Assim, a organização constrói um histórico que pode ser utilizado para ajudar a identificar as necessidades associadas a cada época do ano.

Avaliar o desempenho dos fornecedores ao longo do tempo

De acordo com um artigo da Supply Chain Magazine, é importante que as empresas tenham estratégias e métricas bem definidas que permitam avaliar e comparar o desempenho dos seus fornecedores. Dessa forma, é possível perceber se o serviço prestado corresponde às expectativas da organização.

Automatizar processos com o recurso à tecnologia

Tal como acontece em outras etapas da supply chain, também no procurement a utilização de tecnologias e soluções de software inovadoras tem vindo a intensificar-se. Assim, através de sistemas especializados, é possível centralizar todos os processos de compras numa única ferramenta, na qual ficam registadas as transações e conectados todos os intervenientes.

Com o recurso à tecnologia, é possível automatizar tarefas e acelerar processos – como a aprovação das requisições de compra ou o processamento e pagamento das faturas dos fornecedores. Tudo isto garante, portanto, uma maior agilidade dos processos da organização.

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