Gerir e manter o bom funcionamento de uma cadeia de abastecimento é um exercício complexo, que implica a coordenação das operações de um conjunto alargado de fatores – entre clientes, fornecedores, armazenistas e transportadores. Por isso, durante a gestão das diversas etapas podem ocorrer inúmeros problemas. Mas as rupturas de estoque estão entre as falhas mais preocupantes e com efeitos mais nocivos na atividade da empresa. Continue a leitura e descubra porquê!

Rupturas de estoque: significado e principais causas

As rupturas de estoque acontecem quando um cliente faz o pedido de compra de um determinado produto e a empresa não tem essa mercadoria disponível, na quantidade necessária, nos seus armazéns.

Dessa forma, a organização vê-se impedida de satisfazer um pedido do cliente. Quando isso acontece, perde-se uma venda, mas corre-se ainda o risco de perder um cliente. Afinal, na impossibilidade de poder comprar o produto numa empresa (por falta de estoque), o cliente vai dirigir-se a uma concorrente. Os danos são financeiros e também reputacionais.

Mas não só as rupturas de estoque têm potencial para perturbar o funcionamento de toda uma empresa e da sua supply chain. Durante a pandemia, por exemplo, empresas de alguns setores de atividade (como o automóvel e a indústria dos equipamentos eletrônicos) tiveram de parar a sua produção devido à falta de peças – nomeadamente de semicondutores. O exemplo mostra como a ruptura de estoques tem poder para paralisar toda uma indústria.

Embora algumas das causas que desencadeiam este problema possam escapar ao controlo das organizações, existem outras que têm origem interna nos processos das empresas. Como tal, podem ser atempadamente acauteladas.

Entre as situações que frequentemente contribuem para as rupturas de estoque encontramos as seguintes:

Aumentos inesperados da procura

Ao longo do ano, a procura dos produtos numa organização pode flutuar entre períodos com menor procura e picos de procura elevada (como o Natal ou a Black Friday). Essas flutuações devem ser devidamente preparadas, uma vez que são expectáveis.

No entanto, por vezes, as empresas são confrontadas com aumentos súbitos da procura de um bem. Por exemplo, devido a uma mudança do mercado ou a fenômenos sociais. Foi o caso da corrida à compra de máscaras e álcool-gel no início da pandemia, cujo aumento súbito gerou rupturas de estoque generalizadas.

Erros na previsão da procura

As cadeias de abastecimento são cada vez mais complexas e longínquas. Considerando este contexto, as empresas têm, por vezes, de encomendar mercadorias junto dos seus fornecedores com meses de antecedência. Só assim podem garantir a disponibilidade de estoques na quantidade certa e no tempo certo.

As equipes devem, portanto, fazer um trabalho exigente de demand forecasting para estimarem como será a procura futura. Para isso, devem analisar e cruzar vários dados, como o histórico de vendas.

Uma falha neste processo pode dar origem a dois problemas. Ou a empresa subestima os níveis de procura e, como consequência, não tem estoque disponível para satisfazer os pedidos dos seus clientes. Ou, pelo contrário, depara-se com um excesso de estoque em relação à procura real, o que também representa custos financeiros elevados para as organizações.

Inventários pouco rigorosos

Um inventário pouco controlado – permeável a muitas falhas humanas ou técnicas, sem uma metodologia ou as ferramentas que permitam saber com rigor os produtos e as respetivas quantidades disponíveis, em tempo real, num armazém – abre caminho para o surgimento de problemas relacionados com faltas de estoque.

Frequentemente, inventários pouco precisos transmitem às equipes a ideia de que existe um determinado número de unidades disponíveis de um produto, quando, na realidade, o número é muito inferior. Ou então, o produto pode nem sequer estar disponível.

Falhas nos fornecedores e no transporte

Uma falha num fornecedor na entrega de mercadorias e matérias-primas – seja devido a atrasos ou a erros – pode paralisar toda a linha de produção de uma fábrica e criar problemas, como a falta de produtos para os clientes ou atrasos nas entregas.

Como evitar rupturas de estoque: quatro passos a reter

O planejamento das operações, o recurso à tecnologia adequada, a adoção de metodologias eficazes na gestão de inventários são cuidados essenciais para uma organização conseguir evitar a falta de disponibilidade de produtos.

Escolha o método de gestão de inventários mais adequado à sua organização

Existem diversas metodologias que podem ser aplicadas à gestão e ao controle dos inventários. Por exemplo, através da Curva ABC, uma organização consegue saber quais são os produtos mais relevantes para o negócio. Desse modo, pode concentrar os seus esforços e a sua atenção no controle das quantidades disponíveis destes produtos, assegurando que não existem rupturas.

Outros métodos – como o Just in Time e o Cross Docking – são muito utilizados pelas empresas que operam na área do e-Commerce, em que há uma grande rotatividade de produtos.

Contudo, como estes métodos implicam menores necessidades de armazenamento e inventários mais reduzidos, as empresas têm de fazer uma gestão muito mais rigorosa e preditiva das suas necessidades. Caso contrário, facilmente podem incorrer em situações de ruptura de estoques. Por essa razão, estas metodologias não são ideais para todas as tipologias de negócios.

Apoie-se nos dados para fazer previsões de procura mais rigorosas

A melhor forma de evitar problemas de falta de disponibilidade de produtos é fazendo uma análise preditiva. Assim, é possível perceber, com mais rigor, como será a procura futura. Através da utilização de modelos com base em dados históricos, que são depois tratados com o recurso a tecnologias como big data, é possível projetar e antecipar o comportamento dos consumidores com maior precisão.

Desta forma, torna-se mais fácil fazer o planejamento de compras, definir o estoque de segurança e gerir os inventários.

Recorra à tecnologia para automatizar processos de gestão de inventários

A tecnologia, além de proporcionar previsões mais precisas sobre a procura, permite fazer uma melhor monitorização do estoque disponível (usando, por exemplo, Radio Frequency Identification – RFDI).

Da mesma forma, através de sistemas de software de gestão de inventários, é possível criar relatórios sobre o desempenho de cada produto do inventário, ou mesmo definir ordens de compra caso o estoque de um artigo desça abaixo de um determinado nível.

Melhore a comunicação entre os diferentes departamentos da empresa e também com os seus fornecedores

Falhas de comunicação entre os diversos departamentos de uma empresa estão na origem de muitos problemas relacionados com a gestão dos produtos disponíveis e no processamento de pedidos dos clientes.

Através da adoção de sistemas de software apropriados, é possível centralizar a informação e distribuí-la pelos diversos departamentos e pelas diferentes etapas logísticas, minimizando falhas e facilitando a coordenação de operações. Estes sistemas permitem ainda ver os níveis de inventário disponíveis nos diferentes pontos da empresa, como os armazéns ou as lojas físicas.

Além da comunicação interna, a organização deverá ter uma comunicação próxima e integrada junto dos seus fornecedores e assim antecipar quaisquer problemas que possam surgir durante o processo de compra de matérias-primas e outras mercadorias.

Porque uma boa gestão de inventário implica necessariamente a adoção de uma estratégia de armazenamento otimizada e adequada às necessidades do seu negócio.

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