Se você acha que gestão de dados é coisa de empresa de tecnologia lá do Vale do Silício, está muito enganado, viu?

Nestes tempos globalizados, a gestão de dados se tornou de extrema importância para os mais diversos setores da economia. Entre eles, o setor logístico!

A gestão de dados se refere à coleta de informações visando elevar a eficiência de uma companhia e expandir as possibilidades de negócio.

E se tem uma coisa que o setor logístico tem de monte é informação: número de entregas feitas, quilômetros rodados por caminhão, trajetos mais frequentes, gastos de combustível, dados dos clientes, etc.

Essas informações, se organizadas adequadamente — isto é, se submetidas a uma boa gestão de dados —, podem ajudar uma empresa a cortar custos e elaborar boas estratégias de crescimento.

No conteúdo de hoje, vamos explicar o que é gestão de dados e que benefícios ela pode trazer para o seu negócio! E, é claro, dar dicas para fazer a gestão de dados com eficiência! Siga a leitura e confira!

O que é gestão de dados?

Desde antes do advento da internet e do aprimoramento de soluções tecnológicas (softwares especializados na coleta de informações, armazenamento de informações na nuvem, etc.), a gestão de dados já estava no dia a dia das empresas, ainda que de forma analógica.

Afinal, gestão de dados nada mais é do que a administração da informação!

Em outras palavras: a gestão de dados inclui a identificação, a compilação, o armazenamento e interpretação de informações visando tornar os processos de uma empresa mais econômicos e eficientes e prospectar novas possibilidades de negócio.

Feita corretamente, a gestão de dados possibilita a tomada de decisões mais assertivas, a identificação dos pontos fracos da empresa, a otimização dos mais diversos processos e a elaboração de planos de negócio estratégicos.

Sabe todas aquelas informações que passam pela mão de um gestor cotidianamente, como dados da clientela e relatórios de gastos?

A gestão de dados permite que elas sejam vistas como ativos corporativos, ou seja, como itens que, se bem manuseados, podem agregar valor à companhia.

Não à toa que hoje em dia se fala em “mineração de dados”. Porque, se bem executada, a gestão de dados consegue transformar informação em ouro!

Como aplicar gestão de dados à logística?

Entendeu, em linhas gerais, o que é gestão de dados? Ótimo!

Agora, vamos explicar no que ela se baseia, ou seja, sobre quais fundamentos ela deve ser construída e como aplicá-la à logística. Leia com atenção os próximos tópicos!

Acesso

Para implementar a gestão de dados, é necessário, em primeiro lugar, saber onde estão os dados que você quer coletar e como reuni-los de forma eficiente.

Vamos tomar como exemplo o setor logístico. No caso de transportadoras, é recomendável ter informações sobre o número de quilômetros rodados pelos caminhões, o estado da frota, o consumo de combustível, entre outros.

Como obter esses dados? Mais adiante, falaremos mais sobre isso. No entanto, já podemos adiantar que, para reunir esse tipo de informação, vale a pena investir em sistemas de rastreamento, monitoramento e telemetria.

Portanto, o primeiro passo da formulação de uma política de gestão de dados é descobrir quais são as informações mais relevantes para o seu negócio e quais são as melhores ferramentas para coletá-las.

Distribuição

Após descobrir quais dados serão coletados e como, é hora de pensar em como entregá-los aos colaboradores responsáveis por analisá-los.

Os dados coletados vão servir à elaboração de estratégias para gestão de frotas, para o marketing, para o financeiro ou para todos esses departamentos?

Responda essa pergunta e já vá pensando em como distribuir esses dados de maneira organizada e eficiente.

Formulação de estratégias

Uma vez que você já descobriu quais dados interessam aos seus objetivos, como coletá-los e a quem distribuí-los, chegou a hora de pensar o que você quer fazer com eles, certo?

Em outras palavras: como usá-los para elaborar estratégias capazes de elevar a competitividade da sua empresa?

O primeiro passo é analisar cuidadosamente esses dados e identificar padrões que podem estar resultando em perda de eficiência nos processos, como gastos elevados com combustível, reparos frequentes nos veículos da frota, atrasos nas entregas, reclamações dos clientes e outros exemplos.

Identificados esses entraves, através da análise dos dados, é importante começar a pensar em como resolvê-los.

Por exemplo: os dados podem mostrar que há muita reclamação de cliente sobre entregas atrasadas e que os gastos com combustível estão ultrapassando o que o orçamento previa.

O que fazer diante dessa situação denunciada pelos dados? Bom, uma atitude que você pode tomar é adotar uma ferramenta de roteirização para a sua frota.

Com a ajuda de um roteirizador, você conseguirá encurtar trajetos, entregar os pedidos dentro do prazo e, de quebra, diminuir o consumo de combustível.

Em outras palavras: vai reduzir custos e elevar a eficiência! E, se você está lembrado, esse era justamente o objetivo da gestão de dados, não é?

Como fazer gestão de dados com eficiência?

A esta altura, você já sabe o básico sobre gestão de dados e sua aplicação logística.

Nos próximos tópicos, vamos dar algumas dicas práticas de como tornar essa aplicação ainda mais eficiente. Confira!

Inclua a gestão de dados na cultura da empresa

Para ser possível fazer a gestão de dados com eficiência e usá-la para elaborar estratégias de crescimento, é necessário, torná-la parte da cultura da empresa.

Portanto, eduque seus funcionários quanto ao valor das informações. Insista que os dados são ativos corporativos extremamente valiosos. Afinal, não dizem por aí que estamos vivendo em uma data economy (economia de dados)?

Faça um diagnóstico inicial

Antes de esboçar a sua política de gestão de dados, é importante que você faça um diagnóstico inicial, ou seja, cheque que tipo de informação você já tem à mão e quais outras precisam coletar (e como).

Para fazer esse diagnóstico, conte com a ajuda de colaboradores de diferentes departamentos e os questione sobre as principais necessidades estratégicas da empresa.

As respostas obtidas vão ajudá-lo a descobrir quais dados são essenciais para o seu planejamento e onde buscá-los.

Defina um líder

Como vimos acima, a gestão de dados pode envolver e interessar diversos departamentos.

No entanto, é bom indicar um responsável pela implementação e execução da política de gestão de dados.

Essa pessoa deverá assegurar que tudo está seguindo o que foi planejamento, ou seja, que os dados estão sendo corretamente coletados, armazenados, distribuídos e analisados e que cada um está fazendo o trabalho que lhe foi designado.

Também é atribuição do líder investir em soluções tecnológicas capazes de otimizar a coleta e a análise de informações.

Monte uma estratégia

Quando falamos em diagnóstico inicial, frisamos a importância de saber que dados se quer coletar e como.

Mas também é importante saber por que, com qual objetivo, queremos tais e tais dados.

Ou seja: é necessário ter uma estratégia, conhecer os propósitos que vão guiar a análise dos dados.

Para isso, é fundamental, apontar líderes e equipes, impor metas, definir orçamentos e investir em infraestrutura tecnológica.

Invista na integração entre os setores

É natural que o departamento de TI seja o protagonista da gestão de dados.

No entanto, é de extrema importância que ele trabalhe lado a lado com diferentes setores da empresa.

Afinal, a coleta de dados se dá em toda parte: na frota, no financeiro, no marketing, no atendimento ao cliente…

A integração entre diferentes setores é uma das chaves para uma gestão de dados eficiente e que dê resultados concretos.

Treine suas equipes

Além de ensinar seus colaboradores que os dados são ativos da empresa, é de suma importância treiná-los para lidar com a coleta de informações e, principalmente, para analisá-las.

Isso inclui explicar muito bem a estratégia que guia a gestão de dados, tirar dúvidas sobre os processos de coleta, armazenamento e distribuição e treinar os funcionários para a interação com todas as ferramentas tecnológicas envolvidas no processo.

Monitores os resultados

Existe uma palavrinha que anda sempre de mãos dadas com a gestão de dados: métricas.

Além de definir estratégias que vão guiar a gestão de dados do seu negócio, é fundamental escolher determinadas métricas que vão ajudá-lo a verificar se tudo está correndo conforme o planejado e avaliar os resultados.

Quais os benefícios da gestão de dados?

Agora, você já sabe praticamente tudo o que precisa para implementar uma política de gestão de dados na sua empresa!

Mas talvez ainda haja uma dúvida aí na sua cabeça: “O que eu vou ganhar ao investir em gestão de dados?”

É sobre isso que vamos falar nos próximos tópicos! Confira abaixo quais são os benefícios da gestão de dados para empresas do setor logístico!

Mais eficiência

O objetivo da gestão de dados, como repetimos diversas vezes ao longo deste texto, é elevar a eficiência das operações.

Você já deve até saber como isso ocorre, não é?

Ao analisar dados de entrega, por exemplo, você pode descobrir que os atrasos são constantes e identificar o que tem causado esse tipo de situações (rotas mal planejadas, motoristas pouco treinados, frota inadequada, etc.).

A partir dessa descoberta, pode implementar mudanças que vão resultar em operações mais eficientes e, com frequência, menos custosas.

Demanda mais previsível

Não estar preparado para a demanda é sempre um problema. Pior: sempre dá prejuízo, pois fecha portas para bons negócios.

Um dos benefícios da gestão de dados é otimizar a previsibilidade da demanda.

Como isso ocorre? Ao coletar e analisar dados sobre os pedidos recebidos, você vai notar um padrão.

Pode notar, por exemplo, que tem mais pedidos em determinado período do ano. Ou que há uma boa quantidade de pedidos de menor porte, daqueles que não enchem nem meio caminhão, mas ainda assim trazem bons lucros.

Com base dessas descobertas, é possível se preparar melhor.

Por exemplo: quando estiver chegando a época em que os pedidos aumentam, você pode contratar veículos terceirizados para dar conta de tudo e não perder nenhum negócio.

Outro exemplo: você pode investir em uma frota mista, que inclua também veículos de menor porte, para atender a determinados pedidos. Assim, você expande a sua gama de clientes e serviços prestados e não precisa destacar um caminhão para fazer uma entrega pequena.

Redução de custos

Por fim, um dos principais recursos da gestão de dados é a redução de custos.

Ao identificar gargalos e implementar ações para superá-los, você elimina desperdícios e prejuízos.

Por exemplo: ao perceber que os gastos com combustível estão muito altos e reconhecer as causas (rotas mal planejadas, direção imprudente etc.), fica fácil corrigir esse desvio e economizar.

Além disso, as informações coletadas e analisadas com frequência dão aos gestores ideias de como otimizar processos, resultando em economia de recursos.

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