No mercado atual, cada vez mais tecnológico e competitivo, um processo de BID de transportes pode ser muito interessante para entregar resultados reais e palpáveis para as organizações. Dentro disso, escolher as melhores transportadoras é uma tarefa delicada.
Mas afinal, o que é um BID de transportes?
Primeiramente, a palavra BID ou Bidding Process significa oferecer, convidar e dar lances. Na prática, dedica-se a selecionar provedores de serviços gabaritados no mercado, através de requerimentos previamente definidos pela licitante.
Esse processo tem como objetivo principal reduzir custos e/ou sondar valores praticados pelo mercado a fim de obter subsídios para negociação com provedores de serviços atuais, ou até substituir fornecedores que não estejam atendendo as expectativas referente ao serviço prestado.
Na logística não é diferente, é preciso pensar em formas de reduzir custos, além de otimizar processos e, por consequência, gerar lucro à empresa. E, tomando como ponto de partida o atual cenário logístico, cada vez mais dinâmico e competitivo, a opção por um BID de transportes passa a ser cada vez mais eficiente.
Dentro do mundo da logística, o BID de transportes tem como objetivo coletar tabelas de frete de transportadores dispostos e qualificados a fim de atender determinada demanda de transporte.
Como fazer um BID de transportes?
Bid é um processo complexo que dá muito trabalho e exige organização, controle e planejamento, principalmente na área de transportes.
Primeiro, é preciso ter bem definida suas operações, com descrição detalhada do que os possíveis provedores do serviço precisam saber. É preciso ter em mente volumetrias e custos gerais, visando medições e acompanhamento dos resultados.
Após isso, é preciso ter uma tabela padrão de tarifas a ser solicitada para as cotações, nela devem constar todas as exigências operacionais necessárias que os provedores de transporte precisam aceitar e cumprir.
O terceiro passo é definir a concorrência, ou seja, quem irá participar do processo de BID de transportes. Normalmente participam as transportadoras atuais e potenciais, previamente pesquisadas. Depois de tudo organizado, é hora do processo burocrático em si, envio da carta convite, NDA, RFI, envio das informações necessárias e recebimento das propostas.
Após apurado os resultados finais, é chegada a hora da escolha do(s) prestador(es) dos serviços de transporte e alinhamento final dos ajustes operacionais.
Alguns profissionais de logística acreditam que o BID de transporte serve única e exclusivamente para redução de custos. Então, mudar esse mindset, utilizar ferramentas tecnológicas corretas e fazer um processo de BID corretamente pode trazer um resultado muito maior que uma “simples” redução de custos.
5 dicas que irão tornar um processo de BID de transportes mais eficiente:
1. Tenha claro o objetivo do BID de transportes
Ao abrir um processo de BID de transporte a empresa deve ter clareza dos motivadores: Redução de custos? Novos provedores de serviço? Pesquisa de mercado? Elevar o nível dos serviços?
2. Tenha bem definidos os critérios para avaliação
Logo após definir o objetivo do BID, é preciso clareza em relação à quais serão os critérios para avaliação dos candidatos à prestação dos serviços, quais documentos devem ser considerados, qual será o modelo de contrato, quais competências são fundamentais, etc.
3. Saiba Negociar
Assim que temos definido o objetivo e os critérios do BID de transportes, entra em cena o poder de persuasão e negociação da sua empresa, que, em conversa com os possíveis provedores do transporte, precisa negociar as melhores condições da prestação do serviço e valor do frete.
4. Escolha bem os vencedores
Apesar de parecer óbvio e ser um fator de extrema importância, o preço final não é tudo – o nível e a qualidade do serviço prestado precisa ser considerada e andar lado a lado aos custos. Por isso, busque conhecer os ganhadores do processo, como está a saúde financeira e fiscal da empresa, qual o estado atual da frota, visite-os pessoalmente, conheça a estrutura, os colaboradores, etc.
5. Tenha as ferramentas corretas
Utilizar ferramentas tecnológicas podem facilitar muito a vida de quem pratica BID, podendo tornar o processo muito mais otimizado, aumentando a produtividade e auxiliando no planejamento logístico, tornando muito mais assertivo e visível os resultados finais de um BID de transporte.
Depois de todos os processos realizados, é hora de medir e acompanhar suas entregas. Dessa forma, é possível garantir que tudo o que foi planejado aconteça na prática.
8 benefícios de realizar um processo de BID de transportes automatizado:
- Otimização de processos;
- Aumento da produtividade e eficiência da equipe interna;
- Rapidez e efetividade na troca de dados;
- Integração entre fornecedores/transportadores e a empresa;
- Agilidade e mobilidade no acesso às informações;
- Redução de custos;
- Ampliação do nível de serviço;
- Planejamento logístico e atuação estratégica.
No entanto, lembre-se: seus transportadores irão representá-lo diante do seu cliente, sendo assim, são uma extensão de sua marca e reputação.
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