PO Management é o nome dado para os processos que envolvem a gestão das ordens de compra. É um serviço bastante utilizado por empresas que precisam coletar várias cargas de lugares diferentes e unificá-las para otimização de um contêiner ou de uma carga consolidada.

Existem muitas variáveis que precisam ser observadas no processo de PO Management, por isso, negligenciar a gestão adequada pode comprometer os resultados de uma empresa.

Neste conteúdo, vamos explicar o que é PO Management, a importância desse serviço e como a sua empresa pode ter sucesso nessa importante operação.

O que é PO Management?

A sigla PO vem do inglês “Purchase Order”, ou seja, “Ordem de Compra”.

A manutenção ou gestão das ordens de compra é uma atividade fundamental para garantir que, em uma operação internacional, o material recebido esteja de acordo com o pedido realizado e de maneira otimizada.

Quando a situação envolve o envio e recebimento de mercadorias no mercado global, os cuidados devem ser redobrados. As operações que envolvem negociações internacionais precisam receber cuidados especiais e ainda mais detalhados, considerando que os controles no mercado interno necessitam de total atenção.

Isso se dá em função dos custos operacionais e burocracia que as devoluções ou trocas de mercadorias podem acarretar. Sem contar os transtornos ocasionados por erros ou enganos de produto. Eles podem comprometer uma linha de produção inteira ou simplesmente não ter aceitação no mercado local.

Quando a sua empresa adota o PO Management, cada item coletado recebe um número de ordem que será monitorado. Os itens podem ser entregues pelos fornecedores no armazém indicado ou coletado no fornecedor. O processo completo consiste em:

• monitorar as remessas realizadas pelos fornecedores;
• avaliar se os produtos correspondem com o solicitado;
• verificar se as exigências da sua empresa estão sendo atendidas, conforme contrato ou pedido de compra;
• verificar se a mercadoria/embalagem está em conformidade para o embarque, e de acordo com as exigências dos países de origem/destino;
• armazenagem e separação de PO/lote;
• serviço de frete internacional;
• controle de inventário;
• gerenciamento completo da cadeia logística, incluindo transporte terrestre.

Vantagens desse sistema

A principal vantagem do PO Management é a otimização de processos e custos como um todo. Listamos aqui algumas vantagens principais para que você entenda a importância desse serviço.

• redução de custos operacionais;
• possibilidade de unificar vários pedidos em um só embarque, mesmo quando os fornecedores são diferentes;
• permite que os exportadores coloquem vários pedidos;
• cada pedido é atrelado a 1 invoice (ex. você pode fazer 10 envios diferentes);
• avaliação dos documentos envolvidos nos processos;
• garantia de processos otimizados e de acordo com a legislação local;
• identificação de forma antecipada das possíveis não conformidades na logística e com os pedidos.

A não realização dessas verificações podem causar sérios prejuízos à operação, tanto em nível financeiro quanto operacional.

Uma equipe qualificada, com profissionais capacitados, que conheçam essa atividade e tenham experiência nos trâmites legais e comerciais das operações internacionais de compra, ajuda muito na qualidade e agilidade dos processos de PO Management.

Além de contar com especialistas, sua empresa pode reduzir substancialmente os custos com a terceirização dessa tarefa. E o mais importante: pode trabalhar com tranquilidade e segurança, sabendo que as operações estão acontecendo de acordo com o que foi previamente estabelecido.

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