Como reduzir os custos na armazenagem de produtos?

Os custos na armazenagem de produtos são uma preocupação frequente das empresas na gestão de suas cadeias de suprimentos. Sendo inevitável dispor de produtos em estoque para atendimento ao mercado, a questão principal se torna como operar de forma a que esses estoques não comprometam os resultados da empresa.

Diferentes são os fatores que contribuem para os custos na armazenagem de produtos, ao contrário do que muitos pensam, considerando que esses custos sejam restritos apenas aqueles relacionados à manutenção dos estoques.

Nessa publicação, discutimos não apenas esses fatores, mas também apresentamos algumas ações que visam reduzir os custos na armazenagem de produtos.

Por que estocamos produtos na cadeia de suprimentos?

Essa talvez seja uma pergunta que muitos já se tenham feito. A resposta parece ser bem óbvia, mas nunca é demais refletir sobre os motivos que levam à necessidade de estoques de produtos em uma cadeia de suprimentos.

O maior motivo para a necessidade de estoques é, de fato, o conjunto de incertezas relacionadas com o planejamento da produção, visando atender ao mercado. Essas incertezas se relacionam não somente às demandas dos clientes, que podem apresentar variações sazonais, mas também em relação ao suprimento de matérias primas.

Também existem incertezas na produção, sendo muitas vezes influenciadas pela falta de confiabilidade dos equipamentos. Normalmente, as empresas adotam planos de manutenção dos equipamentos exatamente para garantir uma maior confiabilidade, reduzindo as interrupções provocadas por paradas, que prejudicam todo o sequenciamento da produção.

A estrutura do canal de distribuição do produto também é um fator de grande importância quando pensamos na quantidade de estoque de produto necessário para atendimento ao mercado. Dependendo do tamanho desse mercado e da localização da fábrica, ou das fábricas, será necessário prever instalações intermediárias para distribuição do produto.

Cada uma dessas instalações implica em uma determinada quantidade de estoque necessário para garantir um fluxo adequado que garanta o atendimento aos prazos definidos pelos clientes para o recebimento dos produtos. Em linhas gerais, quanto mais distante for a fábrica em relação ao mercado, maior será a necessidade de estoques intermediários, que se configuram como um pulmão de produtos para atendimento ao mercado.

Podemos ainda destacar um terceiro fator para geração de estoques, dessa vez relacionado com algumas práticas específicas de mercado. Por exemplo, descontos ou incentivos oferecidos pelos fornecedores de matéria prima podem levar as empresas a estocar materiais buscando aproveitar essas oportunidades.

Situações extraordinárias como guerras ou greves de determinados segmentos do mercado também podem induzir as empresas a armazenarem produtos, para que consigam fazer frente a tais situações sem, com isso, provocar algum desabastecimento do mercado.

Existem, portanto, diferentes motivos que levam à necessidade de estoques e podemos dizer, com algum grau de certeza, que em raríssimas situações as empresas podem dispensar essa operação em suas cadeias de suprimento.

O grande desafio, portanto, está em como manter esses níveis de estoques necessários para atendimento ao nível de serviço exigido pelos clientes, sem com isso onerar demasiadamente os custos logísticos da sua cadeia de suprimentos.

Visão geral sobre custos na armazenagem de produtos

Costuma-se considerar os custos na armazenagem de produtos como um conjunto de custos associado apenas à manutenção de estoques pelas empresas. No entanto, existem outros custos na armazenagem de produtos, como o custo de depreciação dos ativos e o custo de oportunidades do estoque.

Em sua maior parte, os custos na armazenagem de produtos são proporcionais à capacidade instalada, independente do quanto o armazém esteja ocupado. São custos relacionados às atividades de armazenagem, que ocorrem seja com o armazém cheio ou vazio.

Portanto, é muito importante o adequado dimensionamento dos armazéns, pois como os custos na armazenagem de produtos estão associados à sua capacidade, muitas vezes para atender efeitos de sazonalidade das entregas, os armazéns acabam sendo superdimensionados e isso, certamente, impactará fortemente os custos da operação.

Não podemos desconsiderar, também, que a pulverização dos pedidos de entrega, com o comércio eletrônico, é um fator significativamente importante, impactando significativamente os custos de armazenagem.

Na prática, o que hoje se observa, é uma grande quantidade de pequenos pedidos com uma grande variedade de diferentes itens, o que trouxe a necessidade de uma maior automação dos armazéns, com o objetivo de garantir um nível de serviço adequado. As empresas passaram a investir em tecnologias para gerenciamento dos seus armazéns, automatizando as operações de identificação de itens em estoque, separação etc.

Assim é que diferentes fatores contribuem para os custos na armazenagem de produtos, cada qual com um diferente grau de importância, em função da estrutura desenvolvida para o armazenamento em uma determinada cadeia de suprimentos.

Custos na armazenagem de produtos relacionados à manutenção dos estoques

O custo de manutenção dos estoques inclui todos os custos relacionados à guarda dos produtos em um armazém como, por exemplo, o custo do armazenamento físico dos produtos (espaço ocupado), seguros, manuseio, danos ao produto etc.

O custo do armazenamento físico do produto está relacionado com a ocupação do espaço físico pelos produtos estocados. Podemos considerar, nessa abordagem, diferentes parâmetros, haja visto que o armazém pode ser próprio ou alugado a terceiros.

Os custos de armazenamento físico dos produtos leva em consideração o espaço físico utilizado para guarda desses produtos.

Basicamente deve-se considerar, nessa análise, os custos que estão associados à manutenção daquele espaço físico utilizado para armazenagem. Incluem-se nesse cálculo as despesas com luz, eletricidade, impostos (Imposto sobre Propriedade Territorial Urbana – IPTU) e, no caso de ser um espaço alugado para tal objetivo, as despesas com aluguéis e taxas.

É importante ressaltar que os custos relacionados ao armazenamento físico dos produtos deverão ser rateados, considerando-se o espaço ocupado pelos estoques, de forma a não aumentar seus valores ao considerar espaços não utilizados com esse objetivo.

O custo com seguros tem uma dimensão de suma importância, pois no caso de uma fatalidade com a instalação de armazenamento, a ausência de um seguro pode inviabilizar economicamente a empresa, colocando em risco todo o seu patrimônio. Portanto, é um fator que não deve ser menosprezado, buscando-se uma cobertura adequada, de forma que possa fazer frente a eventuais sinistros.

O custo de manuseio do produto leva em consideração a manipulação e movimentação interna dos estoques. Consideram-se nesse custo todas as atividades envolvidas na movimentação do produto na armazenagem, desde o seu recebimento até a sua saída do estoque. Devem ser incluídos os custos com equipamentos e pessoal envolvidos nessa operação.

Deve-se, ainda, considerar o custo com perdas decorrentes de danos aos produtos armazenados. Os produtos danificados no armazenamento são inservíveis e, portanto, não podem ser comercializados apesar de terem sido produzidos com essa finalidade.

Diferentes fatores podem ser motivo para danos no produto, como umidade ou temperatura, manuseio inadequado, quedas, empilhamento, abrasão, alterações de cor ou manchas, entre outros.

O controle dos danos provocados aos produtos durante o armazenamento se dá através de investimentos em equipamentos e na capacitação das equipes, que devem estar atentas a esses riscos durante a operação.

Custos na armazenagem de produtos relacionados com a depreciação de ativos

Todo equipamento utilizado em qualquer operação industrial, inclusive aqueles utilizados na armazenagem, sofrem um processo de depreciação com o tempo, que pode ser devido ao seu uso frequente, a um desgaste natural do equipamento ou mesmo à obsolescência em função de novas tecnologias associadas ao equipamento.

Deve ser considerado, portanto, entre os custos na armazenagem de produtos, aqueles decorrentes da depreciação dos equipamentos utilizados, como empilhadeiras, equipamentos de automação etc. Para tanto, é necessário conhecer o tempo de vida útil do equipamento, que deverá ser considerado no cálculo da depreciação, seja até a sua venda ou durante a sua utilização.

A Receita Federal considera como tempo de vida útil máximo de um equipamento, o estabelecido na Instrução Normativa SRF 162, de 31 de dezembro de 1998. Os anexos dessa instrução definem tempos máximos de vida útil para uma série de equipamentos e isso deve ser considerado no cálculo da sua depreciação fiscal.

Para cálculo da depreciação podem ser utilizadas diferentes metodologias, sendo a mais comum aquela que considera a depreciação de forma linear ao longo do tempo. Essa é a mais adotada em função da sua facilidade de uso e possibilidade de aplicação mais genérica. Mas existem outras metodologias que consideram, por exemplo, que o ativo perde mais valor nos primeiros anos de uso em relação aos demais.

É importante citar que a retirada do equipamento de operação por um determinado tempo, como por exemplo para manutenção, não influencia o cálculo da depreciação, a menos, é claro, que o equipamento seja retirado para substituição.

Custos na armazenagem de produtos relacionados com o custo de oportunidade

Esse custo está associado ao custo financeiro do valor imobilizado pela empresa em produtos estocados. Em outras palavras, reflete o quanto a empresa deixa de ganhar em outros tipos de investimentos, por ter imobilizado uma parte de seu capital em estoques. Assim, não se caracteriza por um custo associado a algum desembolso de capital, como os demais custos, onde existe uma despesa associada.

O custo de oportunidade considera o quanto a empresa poderia ganhar caso aplicasse o valor dos estoques em aplicações de mercado.

Quando se avalia o custo de oportunidade de estoques, o que se está decidindo é qual o melhor momento da venda do produto estocado. Nesse sentido, a comparação de alternativas deve ser feita considerando a possibilidade de rendimento do valor do estoque em aplicações do mercado, normalmente utilizando-se a taxa de inflação como referência para o cálculo. Isso porque se não vender o produto, a empresa deixa de captar recursos que serão recebidos apenas no momento da venda, em um valor futuro.

Uma questão importante nesse caso é que se parte do princípio de que tanto o capital, quanto o produto, apresentam a mesma taxa de risco de valor, o que nem sempre é verdade, já que o produto pode sofrer variações de preços no mercado diferentes daquelas da taxa de inflação.

Como uma decisão que está vinculada ao custo de oportunidade é a escolha por estocar ou investir, não se pode deixar de considerar que a falta de estoques também traz um custo para a empresa.

O custo da falta de produto pode se refletir tanto no custo de atraso da entrega como no custo da venda perdida, devendo em todos os casos ser considerado como hipótese de avaliação. Considera-se no cálculo da venda perdida, apenas o valor que a empresa deixou de receber por não dispor do produto para venda ao cliente.

No entanto, esse tipo de situação pode trazer impactos ainda maiores para a empresa, como a perda do próprio cliente, que diante de uma impossibilidade de recebimento, pode transferir suas compras para a concorrência.

A conclusão, portanto, é que o custo de oportunidade é muito mais amplo do que simplesmente optar-se ou não por estocar o produto e aplicar o capital. Há vários outros fatores que devem ser considerados, nessa avaliação, pela empresa.

Como reduzir os custos na armazenagem de produtos

Considerando os fatores que influenciam diretamente os custos na armazenagem de produtos, podemos identificar diversas ações visando a redução dos custos associados a essa operação. A seguir discutiremos algumas dessas ações.

Definição de uma política de estoques adequada ao mercado

O primeiro ponto a ser considerado pela empresa é o estabelecimento de uma política de estoques que lhe garanta atender ao nível de serviço desejado pelo cliente, mas sem que isso implique na necessidade de grandes volumes de estoques de segurança, que são utilizados com o objetivo de impedir a falta de produto.

Para isso, devem ser definidos os níveis mínimos de estoques necessários, o ponto de ressuprimento e o tamanho do lote de ressuprimento, considerando esses custos comparados ao custo da venda perdida, de forma a que se possa estabelecer o resultado ótimo, já que esses custos se compensam.

Na decisão sobre qual política de estoques adotar, também deve ser considerado o perfil de necessidades do cliente em relação ao tamanho dos lotes de entrega e à frequência de entrega, já que muitas vezes, o cliente prefere receber uma maior quantidade de entregas pois, dessa forma, ele reduz suas necessidades de estoques.

Automação das atividades de armazenagem

A automação das atividades da operação de armazenagem contribui para a redução dos custos na medida em que reduz falhas e erros, otimizando o resultado da operação. Além disso, contribui para redução do tempo total das operações de picking, por exemplo, pois reduz o tempo de identificação do produto no estoque bem como automatiza a seleção e movimentação do produto até o ponto de preparo do pedido.

Além disso, reduz a movimentação de pessoas pelo armazém, reduzindo as possibilidades de erros e acidentes.

Por representar um custo, em geral, significativo, é necessário avaliar o grau de automação a ser adotado, comparando-se com os ganhos esperados a partir dela. Pode-se também adotar diferentes níveis de automação, utilizando-se para armazéns de menor complexidade, uma automação mais simples, que não impacte os investimentos, mas consiga reduzir os custos da operação.

Capacitação das equipes de operação

É fato que toda equipe bem treinada para suas atividades, trabalha de uma forma mais consciente e, com isso, reduz as falhas e erros que são os maiores causadores dos custos operacionais. Além disso, são reduzidos também os acidentes que são os maiores causadores de afastamentos de trabalho, que tantas vezes oneram os custos da operação.

Cuidados com o produto na armazenagem

Atender aos requisitos estabelecidos pela produção para a armazenagem dos produtos é fundamental para que se possa garantir a integridade destes. Deve-se atender às condições de temperatura, umidade, disposição do produto no estoque (empilhamento), luminosidade etc. que garantam a integridade do produto.

O treinamento da equipe, citado anteriormente, é importante para garantir essa integridade, pois a movimentação inadequada do produto, ou o empilhamento acima daquele considerado adequado, pode comprometer tanto a embalagem como o próprio produto, dessa forma inviabilizando a venda, e aumentando os custos da operação.

Em resumo, são várias as ações adequadas à operação de armazenagem, com foco na redução dos custos na armazenagem de produtos. É importante estar consciente da importância dessa operação na cadeia de suprimento. Muitas vezes podemos ser tentados a concentrar os esforços no desenvolvimento e produção, esquecendo que antes de chegar ao mercado, o produto necessariamente será estocado e isso não deverá, em nenhuma hipótese, comprometer a forma como o produto vai chegar até o cliente final.

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