Controle de entrega: o que é e como aplicar em seu negócio?

Ser uma empresa que possua uma entrega eficiente é uma preocupação constante para todos os setores que trabalham com logística de distribuição. Realizar o controle de entrega com qualidade é um ponto crucial para garantir a satisfação dos clientes e a reputação do negócio.

Em um mercado competitivo e em constante evolução, oferecer diferenciais que coloca a sua empresa sempre em destaque é fundamental. Já ouviu falar, por exemplo, de inteligência artificial na logística?

Segundo pesquisa da Opinion Box, 62% dos usuários consideram que a facilidade de comprar e receber produtos rapidamente em casa é condição essencial para fidelizá-los.

Estar um passo à frente é importante, por isso, é essencial entender que o controle de entrega se torna um diferencial estratégico que pode impulsionar o sucesso do seu negócio.

Claro que, para isso, é necessário um desenho claro com diversas partes contempladas, como: investir tempo em treinamentos e softwares, além de recursos na implementação de um plano eficaz de controle de entrega. Isso fará com que a sua empresa colha os benefícios de um processo logístico mais eficiente, seguro e confiável.

Mas, assim como qualquer implementação, o uso inadequado do controle de entrega trará prejuízos à sua empresa.

Continue acompanhando o nosso conteúdo e entenda o que é controle de entrega, como podemos aplicá-lo em nossos negócios, como elaborar um plano de controle de entrega, as estratégias envolvidas, como identificar e corrigir as falhas no processo de entrega, além de fornecer dicas práticas para implementá-lo com sucesso.

O que é controle de entrega?

Basicamente, podemos definir o controle de entrega por meio de um conjunto de práticas e estratégias utilizadas para monitorar e gerenciar o processo de entrega de produtos ou serviços aos clientes.

O controle de entrega envolve todas as etapas da logística, desde a separação, armazenagem e embalagem dos itens até o transporte e a chegada ao destino final. O objetivo principal é garantir que os produtos sejam entregues de forma correta, dentro do prazo estipulado e em perfeitas condições.

Um reforço importante é que o controle de entrega vai além do simples acompanhamento do trajeto dos produtos. Ele envolve também o monitoramento de indicadores-chave de desempenho, a identificação e correção de falhas no processo e a busca contínua por melhorias.

Como elaborar um plano de controle de entrega?

Entender o conceito por trás do controle de entrega parece simples, mas e como colocá-lo em prática? O primeiro passo é entender como elaborar um plano de controle de entrega. Assim, você consegue ser mais assertivo.

Para implementar um controle de entrega eficiente, listamos alguns passos importantes a serem considerados:

Defina metas claras

Não há como elaborar um plano sem que tenha-se metas claras. Por isso, estabeleça metas realistas e mensuráveis para o processo de entrega.

Isso pode incluir prazos de entrega, taxa de ocorrência de erros e níveis de satisfação do cliente.

Analise o processo atual

Depois de ter decidido metas claras, por que não analisar todo processo que ocorre atualmente na sua empresa?

Veja cada detalhe minuciosamente durante o processo de entrega existente para conseguir extrair insumos importantes. Identifique as etapas envolvidas, os pontos de contato com o cliente e as áreas de maior risco ou oportunidade de melhoria.

Mapeie o fluxo de trabalho

Você sabe como é o fluxo que ocorre atualmente na sua empresa? Sabe o que acontece exatamente em cada etapa? Caso não, mapeie o fluxo para que consiga identificar falhas.

Desenhe o fluxo de trabalho detalhado, desde a recepção do pedido até a entrega final. Coloque nome nos responsáveis por cada etapa e os pontos de integração entre eles.

Tenha os indicadores-chave para mensurar desempenho

É importante saber o que vai analisar! Determine quais métricas são mais importantes para a sua empresa e quais serão acompanhadas com o intuito de medir o desempenho do processo de entrega.

Entre elas, há algumas cruciais, como o tempo médio de entrega, a taxa de entregas com falhas e o índice de satisfação do cliente.

Implemente sistemas de rastreamento

Para que o controle de entrega seja efetivo, aposte nas tecnologias de rastreamento e monitoramento para acompanhar o progresso dos produtos durante todo o processo de entrega.

Isso vai ser de extrema valia para identificação rápida de possíveis problemas e ações corretivas imediatas. Aqui entra a importância da roteirização de cargas.

Estabeleça um plano de comunicação

Para que as entregas fluam com naturalidade, é importante definir como a comunicação será feita entre a equipe responsável pela entrega e os clientes.

Mantenha os clientes informados sobre o status de seus pedidos e forneça canais de contato para que possam relatar problemas ou fazer perguntas. Essa é uma segurança extra que você oferece ao consumidor final.

Realize treinamentos e capacitações

De nada adianta implementar todos os pontos listados sobre como elaborar um plano de controle de entrega, se a sua empresa não investir na capacitação da equipe responsável com constância.

Faça treinamentos periódicos para garantir que todos compreendam o processo, mantenham-se atualizados e entendam a importância do controle de entrega. Com isso, vão estar capacitados para lidar com possíveis situações de falhas ou imprevistos.

Faça avaliações regulares

Para finalizar, é muito importante que, na empresa, estabeleça-se uma rotina de monitoramento do processo de entrega com avaliações regulares sobre os indicadores de desempenho estabelecidos.

Com esses dados em mãos, é possível identificar tendências, áreas de melhoria e tomar ações corretivas ou preventivas quando necessário.

Como identificar e corrigir as falhas no processo de entrega?

A identificação e correção de falhas no processo de entrega é essencial para garantir um controle eficiente. Para isso, ter uma planilha de controle de entrega vai ser muito importante.

Nesta planilha, lembre-se de colocar informações cruciais para análises mais assertivas, como:

  • Código do pedido;
  • Data de compra;
  • Nome do produto;
  • Nome do cliente;
  • Contato do cliente;
  • Endereço de entrega
  • Transportadora;
  • Código de rastreio;
  • Data prevista de entrega;
  • Data de entrega;
  • Nota fiscal;
  • Status do pedido.
 

Com essas informações mapeadas, por exemplo, fica muito mais fácil identificar possíveis falhas. Coloque na rotina da sua empresa, também, auditorias internas para garantir o cumprimento dos procedimentos estabelecidos.

Mais do que ninguém, os clientes podem ajudar a identificar e corrigir as falhas no processo de entrega. Ouça o feedback deles e esteja aberto a melhorias. Fique atento às avaliações, reclamações ou sugestões.

Quais são os tipos de controle de entrega e quando devem ser aplicados?

A escolha do tipo de controle de entrega dependerá das necessidades específicas de cada negócio. É importante considerar o tipo de produto, o valor agregado, a urgência da entrega e as exigências dos clientes.

Para ajudá-lo a escolher o melhor modelo de entrega, colocamos algumas opções abaixo:

Controle de qualidade

Quando falamos em controle de qualidade, toda análise irá envolver a verificação da qualidade dos produtos antes de serem enviados aos clientes. Isso também faz parte de um controle de entrega eficiente.

Neste controle de qualidade, inclua, por exemplo,  inspeções visuais, testes de funcionamento ou análises laboratoriais, dependendo do tipo de produto.

Rastreamento em tempo real

Neste caso, é importante para produtos que precisam ser acompanhados em real time. Você precisará de softwares de rastreamento para acompanhar o progresso dos produtos durante todo o processo de entrega.

Isso permite que a empresa e os clientes tenham visibilidade em tempo real da localização e do status das entregas. É bastante útil para mercadorias de alto valor, sensíveis ou urgentes.

Registro de assinatura

Esse é um modelo de controle de entrega mais tradicional: o destinatário da entrega é solicitado a assinar um comprovante de recebimento. Isso ajuda a garantir que o produto foi entregue com sucesso e pode ser utilizado como evidência em caso de disputas.

Monitoramento de temperatura

Você realiza o transporte de produtos perecíveis ou sensíveis à temperatura? Esse controle de entrega é para você! São instalados alguns sensores e dispositivos de monitoramento para garantir que a temperatura seja mantida dentro dos parâmetros adequados durante a entrega.

Controle de estoque

Esse é um tipo de controle que consiste em manter um registro preciso e atualizado do estoque disponível, conhecido como inventário. Isso evita problemas de falta de produtos ou envios incorretos.

Como garantir a segurança dos produtos durante o transporte e a entrega?

Quando falamos em controle de entrega, não podemos deixar de falar da segurança dos produtos. Garantir que eles estejam a salvo e bem alocados durante o transporte é fundamental para evitar avarias, cargas extraviadas, perdas ou furtos.

Mas, como fazer isso? A segurança dos produtos durante o transporte pode ser simplificada com base em cinco pilares.

  • Embalagem adequada;
  • Manuseio cuidadoso;
  • Seguro de transporte;
  • Monitoramento por câmeras;
  • Escolta de segurança.
 

Claro que isso pode variar, dependendo de que tipo de carga a sua empresa está transportando. Quando falamos em produtos alimentícios, a escolta de segurança não faz tanto sentido, mas a embalagem adequada, sim.

Mas, quando falamos de produtos com alto valor, a escolta pode ser essencial pensando na garantia e segurança da entrega.

Ao aplicar essas técnicas e estratégias de controle de entrega, você estará melhorando a eficiência operacional, reduzindo custos, aumentando a satisfação do cliente e fortalecendo a reputação do seu negócio.

Caso necessário, faça adaptações das práticas e ferramentas de controle de entrega de acordo com as necessidades específicas do seu setor, empresa e público-alvo.

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