Nota fiscal em contingência: saiba o que é e como utilizar

Na gestão logística e transporte de cargas de empresas e indústria, é de extrema importância que documentos, como licenças e notas fiscais, sejam emitidas da forma correta, para não causar problemas com órgãos regulamentadores.

A nota fiscal é um documento que comprova a legalidade de transações comerciais e permite o controle fiscal de atividades empresariais. A emissão desse documento é obrigatória e emitida conforme as normas de legislação fiscal vigente.

A emissão de nota fiscal pode ser feita de duas formas: eletrônica, ou manual em papel. A emissão eletrônica é a mais utilizada, por ser prática, rápida e segura, permitindo a emissão, transmissão e armazenamento das informações de maneira automatizada e integrada, feita diretamente no sistema da Secretaria da Fazenda (SEFAZ).

Como pode ocorrer falha no sistema da Secretaria da Fazenda, existe uma alternativa para que as empresas não parem suas atividades, que é a nota fiscal em contingência.

O que é nota fiscal em contingência?

A nota fiscal em contingência é um procedimento que permite a emissão de notas fiscais eletrônicas, quando o sistema da Secretaria da Fazenda estiver fora do ar, ou com algum problema que impeça a emissão da nota fiscal convencional.

Essa é uma alternativa que evita que as empresas parem suas atividades, evitando prejuízos e atrasos em entregas de produtos e mercadorias.

Precisamos ressaltar, que problemas com emissão de notas fiscais, impactam de forma significativa na gestão logística e de transporte, uma vez que as cargas não podem sair do estoque sem esse documento tão importante.

Nesse sentido, há algumas formas de emitir nota fiscal em contingência:

Contingência Offline

Nessa modalidade a emissão fiscal é realizada quando não há conexão com a internet, para transmitir, posteriormente, para o ambiente oficial da SEFAZ. Esse tipo de contingência é utilizado somente quando há problemas com sinal da internet.

Contingência em Formulário de Segurança

Essa opção é utilizada quando há problemas no sistema da Secretaria da Fazenda. A empresa emite a nota fiscal em um formulário em papel, previamente autorizado pelo FISCO.

Contingência eletrônica

Quando há problemas técnicos no ambiente da SEFAZ. A empresa deve emitir normalmente a nota fiscal e, posteriormente, emitir um arquivo XML, para a secretaria, assim que o sistema voltar à normalidade.

Contingência em SVC

É um ambiente virtual, utilizado nos casos que o ambiente da SEFAZ esteja inoperante. SVC é uma espécie de servidor secundário da secretaria, em que são emitidas notas de contingência e automaticamente, quando volta o sistema, ela é transmitida.

Como utilizar a nota fiscal em contingência?

O primeiro passo é saber se a SEFAZ do seu estado permite a nota fiscal em contingência.

Entre no sistema emissor de notas preenchendo da forma padrão a versão “Completa NF-e”, siga os demais passos, em seguida aparecerá “Data da contingência” e “Justificativa da contingência”, preencha de forma cuidadosa e confirme a solicitação da emissão da nota em contingência.

Fique atento a alguns detalhes na emissão de nota fiscal em contingência, como por exemplo aos cálculos de impostos e contribuições que podem apresentar diferenças e, posteriormente, problemas fiscais.

Mantenha um controle rígido para que seja feita a transmissão para o sistema da Secretaria da Fazenda, o mais rápido possível.

A importância da nota fiscal nas atividades de transporte e logística

Nenhuma carga, mercadoria ou produto deve ser transportada sem nota fiscal. Esse documento é de extrema importância, para que não haja problemas com fiscalização bem como o cliente esteja assegurado que recebeu a mercadoria constante no documento.

Além disso, é um documento de extrema importância para os profissionais envolvidos no processo de transporte, que podem fazer a conferência de forma assertiva da carga.

Ao receber a mercadoria ou produto, o cliente fica com uma via da nota fiscal, sendo essa também para fins fiscais de entrada.

Nesse sentido, a nota fiscal de contingência tem impacto significativo no que tange transporte e logística, uma vez que ela evita atrasos e demais contratempos referentes ao sistema da SEFAZ para a realização das suas atividades.

Conclusão

A emissão de nota fiscal em contingência deve ser utilizada somente em casos em que a nota não possa ser transmitida instantaneamente para o sistema da SEFAZ. Isso se deve por algum problema no sistema da secretaria ou de conexão com a internet.

Existem certos cuidados ao fazer a emissão desse documento como: preenchê-lo da forma correta, estar atento aos tributos descritos, ter o controle desse tipo de nota e fazer a transmissão do documento para o sistema da secretaria da fazenda o mais rápido possível, assim que estabelecer a conexão novamente.

Lembre-se que operações fiscais são de extrema importância para não incorrer riscos para a empresa, assim como assegurar a confiabilidade perante o cliente.

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