Separação de pedidos: 8 dicas práticas para evitar falhas e aumentar a produtividade

Todo fluxo organizacional possui diferentes etapas que podem variar de acordo com o tamanho, complexidade e modelo de negócio. Entre os processos que envolvem a logística de um centro de distribuição está o picking, a etapa de separação de pedidos, e também a maior responsável pela satisfação do comprador e desempenho do seu negócio, porque está relacionada diretamente com a experiência do cliente.

Se olharmos hoje para o mercado com uma análise técnica e logística, ou até mesmo realizar uma pesquisa mais simples, considerando a satisfação dos consumidores com suas marcas preferidas, conseguimos facilmente identificar, em ambos cenários, quais empresas se destacam positivamente. Amazon, Mercado Livre e Walmart são grandes nomes que influenciam algumas questões: “o que elas têm em comum?”; “o que fazem dessas empresas grandes marcas e exemplos a serem alcançados?”, “como conseguir se tornar cada vez mais competitivo seguindo o legado e modelo dessas gigantes organizações?”.

A resposta pode ser mais simples do que realmente parece e, com organização, planejamento estratégico e logístico, informação e aplicabilidade correta das ferramentas e instruções disponíveis, sua empresa consegue também alcançar grandes índices de satisfação, reconhecimento e lucratividade.

Separação de pedidos: um ponto-chave para o sucesso do seu negócio

Uma das formas de começar a caminhar rumo ao crescimento e maior produtividade, é olhar com atenção à separação de pedidos (picking), que é também responsável por 60% do investimento total de um armazém. Será que sua empresa tem essa etapa bem organizada, funcionando de forma adequada e eficiente? Abaixo, separamos 8 formas de reduzir as falhas que podem ocorrer nesse processo, influenciando na velocidade do fluxo da sua operação logística. Confira!

#1 Revise regularmente as estratégias de armazenamento, abastecimento e reabastecimento

Organização é uma das principais qualidades que o CD pode ter quando o assunto é melhorar a performance do picking. É importante garantir a cadência de todo o fluxo, desde a entrada do pedido realizado pelo cliente, até o envio para a transportadora. Para isso é fundamental se atentar a:

– Fragmentação do estoque: além de seguir a Curva ABC para garantir a agilidade na separação de pedidos, é importante também evitar a fragmentação do estoque, ou seja, alocar um mesmo SKU em várias posições no CD. Isso pode gerar falhas na separação e, até mesmo, confundir o separador.

Giro e controle de estoque, a partir da média de entrada e saída de determinados produtos dentro do armazém, é possível calcular a quantidade de itens necessários para manter a área de picking sempre abastecida. Ou seja, você precisa calcular o estoque mínimo e máximo, considerando datas sazonais, períodos de pico nas vendas e temporadas. A partir daí, é importante definir uma boa estratégia de reabastecimento das linhas de separação. ,

#2 Certifique-se de que todos os itens e endereços estão devidamente identificados

Quanto maior a estrutura de um centro de distribuição, maior deve ser a atenção operacional, assim como a estratégia utilizada durante todo o processo, a começar pela identificação de cada item do estoque e também das posições.

A identificação correta, bem como a listagem dos itens e endereços onde cada produto está guardado, é fundamental para – assim como no item 1 – manter a ordem e produtividade. Garantir que cada item seja devidamente etiquetado de acordo com suas especificidades e que todas as posições estejam sinalizadas, facilitando a sua localização, ajuda a orientação dos colaboradores e reduz as chances de envios com produtos errados.

#3 Realize inventários periódicos

O inventário de estoque, isto é, a verificação da quantidade e das condições que os produtos são mantidos no armazém, a fim de identificar discrepâncias e inconformidades de ações, é um processo extremamente importante para prevenir os erros na separação de pedidos. Com a realização das contagens,  é possível descobrir erros, como produtos alocados em lugares indevidos, próximo a sua data de validade e até mesmo em falta, e, assim, agir previamente para a sua correção.

Muitas empresas já investem em softwares avançados e novas tecnologias para automatizar a verificação de estoque, além de obter as informações em tempo real, permitindo o reparo de erros de forma instantânea. No entanto, ainda existem aquelas que realizam a contagem de forma manual, o que pode prejudicar o tempo de execução de tarefas, separação e envio de pedidos.

#4 Mapeie seu processo do início ao fim

O que acontece desde a chegada do produto na doca até a sua retirada pela transportadora? O caminho pode parecer pequeno quando resumimos brevemente em entrada, preparação do produto e envio, mas a verdade é que em cada momento do trajeto inúmeros detalhes devem ser levados em consideração e todo fluxo deve fluir igualmente eficaz.

Tanto o movimento e gestão de pátio, quanto o recebimento de mercadorias, sua separação e o controle de estoque, devem ser analisados “sob uma lupa”, a fim de encontrar oportunidades para melhorias, afinal, a empresa se assemelha a um organismo vivo, ou seja, dificilmente o resultado de um processo será 100% satisfatório se no percurso algo não estiver de acordo ou desempenhando sua atividade como o esperado.

#5 Dê uma atenção especial ao recebimento

Todo processo deve ser verificado com muita atenção em suas primeiras etapas, pois elas são decisivas para que tudo aconteça de forma eficiente. Imagine-se na seguinte situação: ao sair de casa rumo ao aeroporto você esquece de conferir se suas passagens estavam corretas; ao chegar na plataforma de embarque, você se dá conta que trocou-as por outros papéis que estavam juntos sob sua mesa. Como conseguirá embarcar?

Assim pode também ser a rotina da sua empresa, caso o recebimento de mercadorias fique em segundo plano. Em armazéns 100% manuais, o processo de recebimento geralmente é feito de forma manual, onde o colaborador, tendo em mãos as notas fiscais dos produtos recebidos, confere se está tudo de acordo. Em alguns casos, a conferência de item por item pode não ser realizada devidamente, gerando transtorno no picking, como a falta de um produto, por exemplo.

Para evitar esse tipo de problema, gestores podem ter como aliado softwares com inteligência avançada. Um excelente exemplo é o WMS, que oferece a função de conferência cega, Através da qual os colaboradores utilizam um coletor de dados e informam ao sistema a contagem e especificações dos produtos recebidos. E é o software que se encarrega de cruzar as informações com a nota fiscal, garantindo a veracidade da informação e notificando em caso de qualquer divergência. Com isso, são reduzidas as chances de falhas na separação de pedidos ocasionadas pela entrada e armazenamento de produtos errados.

#6 Treine bem seus funcionários

Funcionários seguros são funcionários organizados e produtivos. Efetuar treinamentos gerais e específicos garante o bom funcionamento de todo o armazém. Especificar funções, orientar como funciona cada atividade, ensinar o uso de ferramentas e tecnologias que otimizam a operação e investir em infraestrutura e qualidade de trabalho permite que os colaboradores desempenhem suas funções com mais segurança e confiança. Isso auxiliará na alta produtividade durante a execução das tarefas, incluindo a separação de pedidos.

#7 Conte com o WMS para gerar tarefas, notificar erros e fornecer dados em tempo real

Do recebimento ao envio do pedido, uma das formas de acompanhar todo o processo dentro do centro de distribuição é apostar em ferramentas como o WMS. O software atua em todas as etapas, centralizando as informações em um único sistema e evitando as probabilidades de erro.

Assim que um pedido chega ao armazém, o WMS cria o que chamamos de Convocação Ativa, uma espécie de tarefa determinada para a pessoa certa, ou seja, aquela que está mais próxima, disponível e capaz de executar as ações da forma mais rápida. O sistema calcula o menor trajeto e a forma mais rápida de executá-la com base nos padrões e organização do CD.

Outro grande benefício é a organização e endereçamento automático dos produtos, a automação do giro do estoque (com base nos níveis mínimo e máximo),  a as conferências no recebimento e expedição, a priorização dos pedidos e também a realização de inventários cíclicos. E tudo isso é feito com notificações e acompanhamento em tempo real, podendo ser acessado por toda a equipe. Assim, especialmente em casos de erros durante o fluxo, é possível corrigi-los com velocidade e precisão.

#8 Implemente a automação certa para o seu negócio

Além do WMS, é possível contar com a tecnologia, desempenho e agilidade de coletores de dados, os quais fazem grande diferença em termos de precisão na separação de pedidos. Com essas ferramentas é possível trabalhar com alta demanda e velocidade. Há, ainda, os sistemas de automação de picking, geralmente utilizados em operações mais complexas ou com um grande volume diário de pedidos. Podemos citar os principais, como:

Pick- to-light: nesse método a separação dos produtos é orientada a partir de uma luz indicadora, que acende nos endereços onde se encontram os itens demandados. Além disso, possui um sistema de display mostrando a quantidade de mercadorias a serem retiradas, Ao finalizar a separação do pedido, o colaborador clica em um botão confirmando a tarefa.

Voice picking: esse sistema orienta os colaboradores a partir da comunicação verbal recebida por fones, indicando os comandos para a separação dos produtos.

Goods to person: esse sistema pode ser feito a partir do auxílio de robôs, que trazem diretamente do estoque os produtos demandados no pedido. Dessa forma, cabe apenas ao colaborador retirar a quantidade necessária para o fechamento e envio do pedido. E, então, o sistema devolve para a armazenagem o lote previamente solicitado.

Supere os erros na separação de pedidos e alavanque seus resultados

Essas dicas foram pensadas nos erros de picking mais comuns e que podem prejudicar o atendimento de pedidos e afetar negativamente a reputação de sua empresa. Uma vez aplicados os pontos anteriores, você garante maior eficiência em uma das principais etapas da operação logística, garantindo um serviço de excelência ao seu cliente..

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